دور المشرفة التربوية بإدارة الاختبارات والقبول في خدمة أولياء الأمور

المقال الرابع من سلسلة مقالات " نحو إشراف ناجح "تمثل خدمة العملاء إحدى ركائز نجاح الأعمال، فالمعاملة المهنية للعملاء تُعد شرطًا أساسيًا لرضاهم عن الخدمات التي تقدم لهم، وكثير من مقدمي الخدمة يدركون ذلك تمامًا ولكن لا يدركون المدى الذي يجب أن تذهب إليه هذه المعاملة.. فقد يظن مقدم الخدمة أن المعاملة المهنية هي مجرد الاهتمام بالعميل في أثناء لحظات وقوفه أمامه، ولكن الحقيقة أن هذه مرحلة من عدة مراحل يجب أن تبدأ قبل حضور العميل إلى مكان تقديم الخدمة وعودته إلى مقر عمله أو منزله ولو بعد فترة طويلة من حصوله على الخدمة.
وفي الجانب التعليمي بالمملكة، توفر وزارة التعليم العديد من خدمات العملاء منها خدمة تواصل الالكترونية ومركز الاتصال الموحد، ونركز في مقالنا على المهارات المهنية التي يجب أن تراعيها على وجه الخصوص المشرفة التربوية بإدارة الاختبارات والقبول وكادر إدارتها بإدارات التعليم كمقدمة للخدمة في تعاملها مع أولياء الأمور وهم من أهم شرائح المستفيدين من خدمات إدارة الاختبارات والقبول، وبالتحديد في أربع خطوات هي: عند الوصول للإدارة، الانتظار، مكاتب الاستقبال، والمغادرة، نظرًا لأنها محور العمل الأساسي مع هذه الشريحة من المستفيدين من خدمات الإدارة، فإذا ما تم مراعاة ذلك نضمن اقتناع أولياء الأمور بأن مشرفة الاختبارات والقبول وكادر إدارتها يطبقن "مفهوم العناية بالعملاء" وبالتالي التميز في تقديم الخدمات .
لذا ينبغي الاهتمام بتهيئة مكان العمل بالشكل المناسب لاستقبال أولياء الأمور، من خلال الحرص على تجهيز مقر استقبال جذاب ومريح لهم، مع بشاشة وجه وتقدير واحترام، وهو الجانب المهم من إعطاء الصورة النمطية لدى أولياء الأمور، لما تقدمه الإدارة من حسن تعامل مع مراجعيها، كما وأن الفهم الصحيح لاحتياجاتهم يسهل بشكل كبير في عملية تقديم الخدمة المطلوبة على أكمل وجه، ومن خلال الخدمات العديدة والتي تقدمها إدارة الاختبارات والقبول من استقبال أولياء أمور ورد هاتفي على استفساراتهم بشكل ودي وسريع يسهم بشكل كبير في سرعة خدمتهم وإتاحة أوقات إضافية لإنجاز مهام أخرى تختص بها الإدارة، كما وإن كفاءة المشرفة التربوية تتجلى بمتابعة تلبية وإنجاز وتسليم طلبات أولياء الأمور من ترجمة شهادات، أو إصدار بدل فاقد، أو إصدار تعريف الطالبة، وما إلى ذلك من متطلبات يحتاجها أولياء الأمور في أوقات قياسية، كل ذلك يسهم بشكل فعّال في تقديم خدمات نموذجية.
إن عملية جدولة مهام العمل المصممة بإدارة الاختبارات والقبول من النماذج الناجحة التي قدمتها هذه الإدارة والتي قسمت من خلالها المهام الخدمية لأولياء الأمور وإدارات المدارس وبقية مهام أعمال الإدارة الداخلية، الأمر الذي ساهم في تكوين قاعدة بيانات رقمية لعدد المعاملات والخدمات المقدمة والمنجزة بشكل يومي، والعمل من خلال ذلك لقياس المنجز ومقارنتها بالمستهدف إنجازه في إطار خطة الإدارة السنوية، والعمل على تطوير الأداء للمشرفة التربوية والكادر التربوي بهذه الإدارة وتفادي أي سلبيات مستقبلية.